日前有一老農跑到陳光輝議員服務處請求協助，他說在20年前以毗鄰地優先購買權資格承購的二筆芳苑鄉路上北農地重劃區土地，由於是「優先購買權」依規定要和原所有農地合併才能辦理土地登記，但他的農地有抵押權設定，需先取得抵押銀行合併協議書；陳先生當時有到銀行但可能溝通不良，銀行未出具證明致無法辦理買賣登記，而購地文件又因農忙不曉得放到哪裡讓他不知如何是好。陳光輝議員向彰化縣政府地政處及本所提及，本所透過檔案管理系統將20年前的購地流程軌跡予以還原，終於順利辦理過戶完成。 
事情的詳細經過是這樣的，陳先生在85年10月以優先購買權買得芳苑鄉芳信段2筆抵費地並繳款完畢，嗣後彰化縣政府函請本所依規定續辦相關事宜，因當時陳先生原有同段之毗鄰農地設定有抵押權，本所審查後分別在86年5月、6月、9月3次函請陳先生應檢附抵押權人協議書辦理土地移轉及合併登記。然陳先生一直沒有檢附且遺失相關證明文件，所幸本所經過20年還能透過公文【檔案綜合查詢】功能，有效率地調閱取得以前歷次公文資料，迅速釐清事情的始末讓所有權移轉及合併登記可以順利進行，解決權利人的問題並保障其財產權益。 
縣府地政處劉處長及本所楊主任表示，檔案管理系統的建置不僅可提升公文辦理的效率，更可透過建檔、歸檔等過程充分掌握公文屬性，且能幫助承辦同仁與民眾遇有業務需要時，能快速提供正確且即時的資訊，檔案管理系統真是公文處理的好幫手。